Reformasi birokrasi bertujuan untuk mengubah birokrasi dari government menjadi good governance dengan prinsip akuntabilitas, keterbukaan, transparansi, integritas, bebas korupsi, dan standar kinerja tinggi, melalui 8 (delapan) area perubahan:

1.         manajemen perubahan;

2.         penataan peraturan perundang-undangan;

3.         penataan kelembagaan;

4.         penataan ketatalaksanaan;

5.         penataan manajemen sdm aparatur;

6.         akuntabilitas kinerja;

7.         penguatan pengawasan; dan

8.         peningkatan kualitas pelayanan publik.

Pada periode 2015 s.d. 2019 arah kebijakan pelaksanaan reformasi birokrasi adalah pemerintahan berbasis kinerja (performance based bureaucracy) dengan sasaran sebagai berikut:

a)   birokrasi yang bersih dan akuntabel;

b)   birokrasi yang efektif dan efisien; dan

c)   birokrasi yang memiliki pelayanan yang baik dan berkualitas

Sebelum tahun 2018 persentase penilaian indeks pelakasanaan reformasi birokasi di Kementerian Lembaga yaitu 60 persen berada pusat dan 40 berada di unit pelayanan teknis (upt) sedangkan di mulai tahun 2018  60 persen berada di upt dan 40 persen berada di pusat.

Untuk penilaian mandiri pelaksanaan birokrasi sebelum tahun 2019 hanya dilaksanakan di pusat, mulai tahun 2019 ini pelaksanaan sampai ke semua unit kerja eselon satu dan direncanakan pada tahun 2020 akan dilaksanakan sampai dengan unit kerja pelaksana teknis di daerah.

Saat ini penilaian mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi atau PMPRB sebagai media penilaian pelaksanaan reformasi birokrasi belum dilaksanakan secara efektif, efisien, objektif, dan terukur karena belum adanya standar, dan pelaksanaan penilaian yang terstruktur dan mampu memantau secara dini kebutuhan pmprb unit kerja.

Dalam rangka melaksankaan monitoring PMPRB perlu membangun aplikasi monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi  melalui sistem peringatan dini (early warning system) yang dapat meningkatkan kinerja Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian dalam pelaksanaan reformasi birokrasi.

Diharapkan aplikasi tersebut dapat memberikan kemudahan, kesederhanaan, dan kecepatan dalam pelaksanaan pmprb, dan memberikan kebermanfaatan atau dampak bagi unit kerja di lingkup Kementerian Pertanian dalam penguatan PMPRB serta dapat memberikan kortibusi/dukungan terhadap penilaian reformasi birokrasi khususnya pada area perubahan tata laksana.

Aplikasi monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi melalui sistem peringatan dini (early warning system) Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian dapat diakses secara langsung oleh UPT untuk mempermudah pencapaian tujuan yang diharapkan, untuk mendukung percepatan pelaksanaan reformasi birokrasi. 

Tahapan Perancangan Serabi

1.    Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Nomor 151/Kpts/OT.240/I/07/19 telah ditetapkan pembentukan Tim efektif yang terdiri atas:

·         Tim Manajemen

·         Tim Materi

·         Tim Teknis

2.    Koordinasi tim efektif dengan Tim Reformasi Birokrasi lingkup Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian, untuk merancang aplikasi peringatan dini penilaian mandiri pelaksanaan RB.

3.    Penyusunan Database dan scoring dokumen Penilaian mandiri pelaksanaan RB, dikoordinasi oleh Biro Organisasi dan Kepegawaian, Sekretariat Jenderal bersama Inspektorat Jenderal yang melibatkan seluruh eselon 1 lingkup Kementerian Pertanian, untuk menentukan standar dokumen evidence.

4.    Persiapan Rancangan Aplikasi Sistem Peringatan Dini Penilaian Mandiri Pelaksanaan RB dengan kegiatan:

·         Penyampaian Pola Pikir

·         Perancangan design

·         Upload lembar kerja evaluasi penilaian mandiri RB dan input standar dokumen

·         Penyusunan panduan manual operasional

5.    Simulasi Aplikasi yang dihadiri Biro Organisasi dan Kepegawaian; Sekretariat Inspektorat Jenderal; Pusat Data dan Informasi Pertanian dan Tim RB lingkup BPPSDMP.

6.    Uji terap Aplikasi Serabi dengan melibatkan 3 unit Pelaksana Teknis yaitu: PPMKP Ciawi; BBPKH Cinagara; Polbangtan Bogor dan dihadiri Ir. Rodhiyah, MM selaku coach/pembimbing.

7.    Sosialisasi dan Launching Aplikasi yang dihadiri oleh seluruh UPT lingkup BPPSDMP.

8.    Penetapan Tim Validator dan User Unit Pelaksana Teknis aplikasi Sistem Peringatan Dini dalam PMPRB melalui Keputusan Kepala Badan PPSDMP Nomor 40/Kpts/OT.240/I/09/19.

Panduan Operasional Serabi

SERABI bisa diakses oleh 3 User:

1.    User UPT yang akan dipakai oleh 19 UPT lingkup BPPSDMP, User UPT dipakai untuk upload evidence pelaksanaan reformasi birokrasi UPT masing-masing;

•   Setelah masuk aplikasi penanggung jawab User/ID Pengguna memperbarui data identitas dan merubah password;
•  Pada awal Bulan Februari dengan seijin Kepala UPT melakukan upload evidence pelaksanaan RB di UPT berdasarkan 8 area perubahan yang disediakan dalam dashboard dengan memperhatikan dan memahami setiap: Area perubahan; Sub area perubahan; Indikator; Sub indikator; dan Evidence.

Ø  Proses upload:

a.    Pilih salah menu evidence.

b.    Pilih salah satu area perubahan.

c.    Upload evidence dengan menekan tombol “choose file” dalam bentuk Pdf.

d.    Tekan tombol “upload” tunggu sampai muncul pesan upload berhasil kemudian tekan OK.

e.    Apabila evidence yang diupload kurang sesuai bisa dihapus dan diganti dengan file evidence yang lain dengan terlebih dahuku menghapus file evidence sebelumnya

• Pada akhir Februari tahun yang sama melakukan perbaikan data evidence, setelah hasil upload evidence diperiksa dan divalidasi tahap I oleh pusat
• Pada minggu kedua bulan Maret mencetak hasil penilaian pelaksanaan RB setelah validasi tahap II.

2.    User Validator yang dipakai oleh Kasubbag Hukum dan Organsiasi sebagai penanggungjawab pelaksanaan RB lingkup BPPSDMP, User validator dipakai untuk validasi evidence yang sudah di upload oleh UPT

• Pada Minggu kedua Bulan Februari mendownload dan memeriksa evidence yang diupload UPT.
• Memberikan nilai Tahap I terhadap kesesuaian evidence yang di upload oleh UPT.Memberikan catatan apabila evidence tidak sesuai dengan yang telah ditentukan.

• Pada awal maret mendownload dan memeriksa ulang evidence hasil perbaikan data evidence oleh UPT.

• Proses pemberian nilai: 

a.    Pilih menu validasi

b.    Pilih salah satu UPT yang akan divalidasi

c.    Pilih salah satu area perubahan

d.    Lihat evidence yang telah diupload UPT dengan mendownloadnya terlebih dahulu kemudian pilih tombol validasi

e.    Berikan penilaian dan isi keterangan di kolom catatan dengan mempertimbangkan kesesuaian evidence nya

f.     Pilih tombol simpan.

•   Memberikan hasil penilaian Tahap II

3. User administrator yang dipakai oleh Programer dan tim teknis perancang aplikasi yang dipakai untuk maintenance system aplikasi. (NK-BPPSDMP)